Мария Долинова (cosmogenesis) wrote,
Мария Долинова
cosmogenesis

Categories:

Инструменты тайм-менеджмента: Хронометраж

Из всех инструментов ТМ самый "зажигательный" - это, пожалуй, хронометраж.

Но его рекомендовать на ближайшем семинаре 19 октября я не буду. Несмотря на то, что его применение может стать настоящим прорывом в понимании взаимоотношений со временем. Я это знаю по опыту.

Почему же не буду рекомендовать? Потому что не всем этот метод подходит. Точнее, так: подходит-то он всем, но не все его могут принять. А что толку рекомендовать то, что все равно не будут делать? А кто будет, тех и убеждать не надо - уже делают.

Хронометраж на первый взгляд суров, и поэтически настроеные граждане сравнивают его с клеткой, оковами и так далее. Есть такие чувствительные к ограничениям люди, которые ни за какие коврижки не станут регулярно записывать, на что тратится их время. Ну и ладно, это дело добровольное.

А я? Ну, что я... Я делаю хронометраж регулярно, практически постоянно.
Иногда беру паузу на пару месяцев, но потом снова возвращаюсь к этой практике. Почему? Что мне это дает? Не мешает ли жить? Не чувствую себя скованной?
Нет, не мешает и не сковывает. Наоборот, помогает и освобождает. А "стесняет" меня , наоборот,  отсутствие объективных данных о том, куда делось мое время.

Сегодня хочу рассказать, к каким выводам я пришла относительно хронометража, и поделиться парой практических идей на эту тему.



Название техники: Хронометраж, учет затрат времени.

Назначение:

  • Мониторинг: создание объективного представления о том, на что Вы на самом деле тратите время день за днем, есть ли какая-то динамика (например, можно вовремя заметить, что Вы меньше стали заниматься стратегическими задачами или меньше спать).


  • Мотивация. Хронометраж способен очень мощно "встряхнуть", если правильно обработать его результаты и осознать их.


  • Измерение. Определение реальных затрат времени на какие-то отдельные виды работ. Например, если Вы знаете, за какое время Вы расшифровываете 10 минут диктофонной записи, то примерно можете сказать, сколько времени нужно для расшифровки какой-то серии интервью.


  • Выявление Вашего характерного набора "воров времени" - тех "дыр", через которые день может весь "вытечь", едва начавшись.

Что нужно для применения:
Я не пишу про способы хронометража, для которых нужны специальные гаджеты или софт. Такого софта полно и для маков, и под windows. Но я его не использую, так же как не использую и будильники, которые противно пиликают каждые 10 минут, или кухонные таймеры, поставленные на время 10 минут.

Сейчас  для хронометража мне нужны только часы, блокнот, ручка и маленькая табличка на домашнем компьютере - результаты вносятся из бланков 3-7 раз в неделю.

Сначала я просто писала в блокнот, чем была занята и сколько потратила времени. Потом стала использовать бланки. С бланками быстрее, хотя сейчас снова предпочитаю  простой разлинованный блокнот.

Бланк, который получился у меня в результате длительных экспериментов, выглядит вот так:

бланк хронометраж - копияТут - одна сторона бланка. А вообще он двухсторонний, распечатывается на листах А4 и сгибается пополам.

Как все это работает и что нужно делать:

Уже на этапе записи хорошо бы понимать, как Вы будете обрабатывать результаты.

Я начинала хронометраж в 1997 году, тогда я вела его 2,5 года вообще не прерываясь ни на день, а толку было маловато. Почему? Потому что я жадничала и писала в деталях, чем именно я занимаюсь. "Пишу диссертацию, 75 минут" или "Мою посуду, 20 минут". Было полтора десятка категорий: домашние дела, подготовка к занятиям в университете, чтение лекций, дорога, чтение проф. литературы и так далее. Это - избыточная информация, и ее трудно обработать и осмыслить. Но на самом деле это все полезно только в первые 2-3 недели, когда Вы ловите главных и самых наглых "воришек времени".

Я пришла к выводу, что такие подробности и детали для регулярного мониторинга не нужны.

В итоге у меня все затраты времени относятся к одной из четырех категорий.
Да, всего четыре категории:
1) Потери
2) Главное
3) Рутины
4) Сон и отдых

Всё. Мне этого достаточно.

Что относится к каждой из категорий?

Потери:

  • дорога (если не читаю и не слушаю аудиокнигу, и не специально гуляю;

  • бессмысленный и беспощадный интернет-серфинг. (Вот он, вор времени!)

  • ненужные дела. Если быть честным, то сюда надо записывать все, что не дало вообще никакого полезного результата ни уму, ни сердцу, ни душе, ни телу, ни проектам, ничему вообще.

  • ненужные разговоры. Когда нет ни удовольствия, ни пользы, ни любви, ни дружбы, ни новой информации.

Важное:

  • все, что можно назвать "стратегическим вложением времени и сил" - включая самые главные и новые части работы;

  • все, что связано с семьей и отношениями, с любимыми людьми, друзьями, заботой о главных ценностях;

  • все новое, связанное с обучением (но не рутины), развитие, рационализация разных процессов;

  • новые контакты (но не болтовня);

  • развивающие удовольствия (!) - например, чтение, фотографирование, рисование.

  • все, что связано со здоровьем (!) и хорошим самочувствием, включая тренировки и зарядку (они для меня пока не стали рутинами).

  • все, что связано с тайм-менеджментом и эффективностью. Например, сам хронометраж (еженедельная обработка результатов), а также планирование. "Золотой час" по утрам.

  • время для размышления. Не путать с моментами, когда под видом "я думаю" просто сидишь и ... не думаешь :)

  • дневники.

Так как я вообще по своему характеру не очень склонна развлекаться, то удовольствия и развлечения я записываю в "важное". Это напоминает мне, что надо выныривать из трясины рутинных задач и просто рисовать, к примеру, или гулять. Рисование и прогулка будут зачтены по высшему разряду :)

Рутины:

  • все домашние дела (кроме разных стратегических дел, типа инициации ремонта, и чистого наслаждения, например, наведения порядка на книжных полках);

  • все повторяющиеся регулярные рабочие дела

  • подавляющее большинство совещаний, собраний, составления отчетов и прочее в том же духе (кроме стратегии и того, что делается в первый раз. "Проторить лыжню" - это почти всегда "важное" ).

Как решаю, важное это дело или рутина? Если работает на развитие - то "Важное". Если просто поддерживает какие-то текущие процессы на нужном уровне - то "Рутина".

Сон и отдых.
Сюда относится только такой отдых, который может быть приравнен ко сну или превосходит сон. Например, медитации, визуализации, дыхательные упражнения и аутогенная тренировка.

И что со всем этим делать?
Всего три этапа: (1) запись - учет; (2) обработка результатов, осознание; (3) выводы и изменения в планах.
Пройдемся по первым двум этапам (с третьим все и так ясно).

1) Заполнение бланка (учет времени).
Если Вы пользуетесь бланками типа того, что показан выше, то можно просто каждые 10 минут отмечать в бланке соответствующую ячейку. Даже не писать ничего - просто крестик поставить в нужной ячейке или заштриховать её.

Сложно отмечать что-то каждые 10 минут? Верю! Честно говоря, и мне сложно. Я так никогда не делала. Я вообще ненавижу отвлекаться, если уж начинаю что-то делать. И на хронометраж тоже не люблю отвлекаться. Поэтому я просто начинаю дело, отметив начало в бланке. А когда заканчиваю дело, сразу отмечаю, сколько 10-минутных промежутков времени на него потрачено. Если я отвлеклась - ставлю отметку, что дело прервано.

Пример:
Предположим, в полдень я начала писать какой-то "проходной" рабочий текст или отчет и делала это 30 минут (три пометки в столбце "рутины"), потом пошла пообедать на 40 минут (4 отметки подряд - и тоже в столбце "рутины", потому что  нет серьезной разницы между обедом и рядовым, проходным текстом), потом вернулась с обеда и ответила на письмо (еще один 10-минутный промежуток "рутин"), а потом перешла по какой-то ссылке и 15 минут читала какие-то глупости в интернете в полной бессознательности. Это уже не "рутины", это - "потери", две ячейки по 10 минут (на самом деле, было потрачено 15 минут, но округляем до 20 минут). Потом я снова взялась за рабочий текст и работала 50 минут (пять отметок в столбце "рутины" я поставлю, когда допишу текст). Затем я решу прогуляться и отдохнуть, отпраздновав завершение отчета (20 минут в столбце "Важное", если я именно гуляла, или в столбце "Потери", если вместо отдыха опять был бестолковый серфинг в интернете). Потом я пошла к коллеге и мы 60 минут обсуждали какой-то важный проект, по-настоящему думали, придумали нечто новое. Вернулась и поставила 6 меток в столбце "Важное".

В результате заполненный за это время бланк выглядит вот так:
бланк хронометраж - пример 1

Если же вместо распечатанного заранее бланка у меня - простой блокнот с табличкой, то выглядеть это будет так:хронометраж пример 2
2) Обработка и осмысление результатов.
Бланк дает возможность очень быстро подсчитывать затраты времени по категориям: просто считаем, сколько ячеек отмечено в каждом столбце, и умножаем это число на 10. Получаем затраты времени в минутах.
Рукописные таблицы - не намного сложнее. Обратите внимание, второй столбец в рукописном варианте - это не время окончания дела, а длительность, с точностью до 5 минут.
При каждом из этих двух вариантов (бланк и блокнот) на сам хронометраж и перенесение результатов в таблицу уходит 10 минут в сутки. И еще около часа в неделю полезно выделять на планирование, анализ результатов. То есть, 20 минут в день.
Сколько реально времени экономит хронометраж?
В моем случае - до восьми часов в день. Я не шучу.

Очень полезно сравнивать результаты по неделям, по месяцам. Например, сейчас я сравниваю май с сентябрем и понимаю, что что-то я расслабилась: май был продуктивнее почти в два (!) раза. Хотя формально я в сентябре вроде бы больше работаю.

Плюсы методики:

  • Держит в тонусе. Это - главный плюс.


Ограничения методики:

  • Недостаток - продолжение достоинств. Нужно быть в тонусе. Даже "отправляясь в расслабленное ничегонеделание", нужно сначала сделать пометку об этом, и уж потом начинать расслабляться.  Это не всем нравится. Такое чувство, что сам у себя стоишь над душой.

  • Хронометраж не приносит пользы, если результаты не обрабатывать, не анализировать, если не сравнивать день со днем, месяц с месяцем. Тут нужна систематическая работа, регулярная аналитика.

  • При использовании в первые 10-12 дней "с перепугу" люди иногда начинают работать, как машины,  практически без потерь. Сказывается "Хоторнский эффект". Но это быстро проходит :)

  • Некоторые люди считают, что хронометраж лишает спонтанности, или что Ваши друзья и близкие будут чувствовать себя скованно, если будут знать, что Вы ведете хронометраж. На самом деле, это никому не мешает. Вы же не будете совать людям в лицо свои бланки, правда? Так что никуда Ваша спонтанность не денется!

  • Эмоциональные ограничения: некоторые впечатлительные люди впадают в тоску и печаль, увидев результаты. Ну, что тут скажешь? Знание - сила. Я уверена, что все-таки лучше знать правду, чем обманывать себя.


Как усовершенствовать методику:

  • Первые три недели полезно просто записывать все (без категорий), чтобы как раз эти категории и выявить. Именно Ваши.

  • Может быть, Вам удобнее будет использовать программы для автоматического хронометража. Чуть ниже есть ссылка на хорошую статью "Хронометраж без фанатизма", как раз про автоматизацию.

  • Может быть, Вы усовершенствуете бланк? Если Вы это сделаете - поделитесь, пожалуйста!

  • Можно использовать напоминающие сигналы - например, регулярно пикающий будильник, просто чтобы не забывать отмечать, чем Вы заняты.


Дополнительная информация:
Информации о разных методиках хронометража можно найти очень много. Вот лишь некоторые источники:

  • Книга Глеба Архангельского "Тайм -драйв" . наиболее известное русскоязычное руководство по инструментам тайм-менеджмента. Архангельский рекомендует провести хронометраж длительностью две-три недели, чтобы просто начать трезво смотреть на то, сколько же времени Вы тратите на прогресс в делах, сколько - на непродуктивные рутины, а сколько его Вы просто теряете (или у вас его отнимают без Вашего согласия).


  • Создатель ТРИЗ Г. С. Альтшуллер пишет о системе учета времени (хронометраже) по Любищеву и о разных результатах ее применения.



Удачного начала практики - тем, кто еще не делал хронометраж.
А тех, кто делал, прошу поделиться опытом.


Tags: инструменты, порядок и энтропия, тренерское и модераторское
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 11 comments